Faktur atau yang juga dikenal dengan istilah invoice saat ini menjadi salah komponen penting dalam setiap transaksi. Namun, umumnya kebanyakan masyarakat mengartikan invoice sebagai kuitansi. Padahal, invoice memiliki pengertian, jenis hingga fungsinya sendiri.

Pengertian Faktur

Secara harfiah, faktur memiliki pengertian yakni sebuah dokumen komersil yang terdiri dari rincian detail transaksi antara penjual dan pembeli.

Di masyarakat umum, invoice atau tanda terima umumnya lebih dikenal sebagai bukti tagihan, tanda penjualan atau kuitansi.

Penggunaan invoice dalam transaksi juga bisa dilakukan saat melakukan pembelian suatu barang secara kredit, dan biasanya di dalam tagihan terdapat pula aturan tentang cara pembayaran hingga tanggal pembayaran atau pembelian.

Bentuk Faktur

Bentuk tanda tagihan ini pada umumnya berbentuk kertas yang terdiri atas dua kertas salinan atau lebih yang diberikan penjual kepada pembeli sebagai bukti transaksi sekaligus pencatatan penjualan suatu barang.

Tetapi ada juga invoice yang berbentuk berupa salinan yang dikirim melalui email, ataupun melalui aplikasi khusus yang telah disepakati antara penjual dan pembeli. Tanda tagih berbentuk softcopy ini pun bisa dicetak di kertas berdasarkan kesepakatan antar kedua belah pihak.

Isi Faktur

Sebagai salah satu dokumen penting dalam transaksi, tiap invoice umumnya memuat sejumlah komponen, seperti; nomor, identitas penjual atau yang menerbitkan, tanggal transaksi hingga nilai transaksi yang tercatat dalam tanda tagihan yang berisi rincian pembelian barang dengan nilai total tagihan.

Di dalam komponen invoice juga terdapat nomor kontak baik penjual maupun pembeli yang biasanya dicantumkan untuk kepentingan seperti retur barang pencatatan laporan penjualan maupun pembelian.

Selain itu, terdapat pula besaran pajak transaksi hingga biaya pengiriman ataupun detail pembayarannya baik secara tunai ataupun kredit yang sudah disepakati kedua belah pihak yang melakukan transaksi.

Fungsi Faktur

Sebagai salah satu dokumen penting yang berisi transaksi penjualan atau pembelian, invoice memiliki fungsi penting seperti pengendalian arus kas pengeluaran atau pemasukan yang akan dihitung baik sebagai pendapatan ataupun sebagai hutang maupun piutang.

Selain itu invoice juga menjadi catatan waktu pembayaran jika transaksi pembelian dilakukan secara kredit, yang dilihat berdasarkan tanggal jatuh tempo yang tertera di dalam komponen isi tanda terima transaksi.

Jenis Faktur

Jenis tanda tagihan ini umumnya terdapat dua yakni tanda fisik maupun non fisik atau dikenal dengan istilah e-faktur.

Faktur Fisik

Faktur jenis ini memang sudah sangat konvensional karena masih mengandalkan kertas sebagai media untuk mencatat invoice yang ditulis tangan atau dicetak langsung melalui media printer.

Invoice fisik umumnya terdiri dari tiga lembar kertas berlapis yang rinciannya; kertas bagian atas sebagai asli, dan dua lapisan lainnya berupa hasil kopian dari asli. Tiap kertas ini memiliki fungsi yang berbeda-beda.

Misalnya, invoice asli diberikan kepada pembeli sedang dua tanda terima hasil copy menjadi dokumen arsip milik penjual. Namun jika pembeli melakukan transaksi secara kredit, jenis invoice yang diserahkan biasanya kertas tanda terima sampai pembeli sudah melunasi transaksi baru kemudian diberikan tanda tagihan yang asli.

Faktur Non Fisik atau Elektronik

Transaksi di era digital seperti saat ini umumnya sudah menganut konsep e-faktur atau non fisik, selain menghemat penggunaan kertas, invoice elektronik juga cukup simpel, karena setiap transaksi akan dikirimkan melalui surat elektronik atau email.

Selain itu, penggunaan invoice elektronik juga memiliki keunggulan lebih mudah dalam proses pendokumentasian tiap transaksi karena dilaporkan secara detail melalui email yang telah disepakati oleh penjual dan pembeli.